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「哥，我PI写完了你帮我看下？」——这是我带过的实习生原话。
他第一次独立发PI，把30%预付款写成了全款发货后付，客户真就按他写的来了。差点钱收不回来，老板脸色铁青。
外贸流程里要写的邮件和单据太多了：开发信、PI、提单确认、催款、延误道歉、样品跟进……新人现写容易漏条款、语气也不对。
我把全流程常用的邮件和单据做成模板包，填空就能用，条款位置都标好了。新人拿去改改比从空白页憋强太多。资料是公开信息整理的，帮你省翻找时间，不是什么秘籍。
30%预付款写成"发货后全款付"，客户按你写的来，钱收不回来。PI里的付款条件是法律文件，不是随便填的。
FOB、CIF、EXW含义不同，责任和费用划分完全不同。写错术语，运费和风险分担就变了。
数字写USD 5,000.00，大写写成FIVE THOUSAND FIVE HUNDRED，银行对不上就拒付。
PI不写有效期，客户拖三个月再来下单，汇率、原料价都变了，你还得按原价做。
PI模板固定一个，每次只改客户信息、品名、数量、金额。条款部分（付款方式、交货条款、有效期）用标准措辞，不要自己造句。
发PI前用 checklist 过一遍：付款条款、交货条款、金额大小写、有效期、币种、银行信息。6项全对再发。
催款邮件提前备好：发货前催尾款、到港催提货、逾期催付款。每步的话术不一样，现写容易语气不对。
开发信不要群发模板。先看客户网站，第一段提一句他的产品或市场，后面再介绍自己。回复率差3-5倍。
!PI发出后要求客户回签确认，没回签的PI不具备约束力。
!所有邮件用企业邮箱发，用个人QQ邮箱显得不专业，客户也不信任。
不想自己整理这些？我们也有现成的《外贸邮件单据模板包》资料包，含全部模板/表格，填空即用。